Airtable là một phần mềm quản lý dự án có chiều hướng phát triển đáng ngưỡng mộ. Tesla sử dụng Airtable để quản lý xe tồn kho. WeWork cũng đang sử dụng chúng cho 1 số dự án của mình. Airtable với những ưu điểm quản lý trực quan, tiện dụng cho những dự án lớn và nhỏ khác nhau. Nó đang trên đường trở thành một công cụ hữu ích cho bất kỳ công ty nào quản lý dự án, nhân sự. Hãy cùng tìm hiểu Airtable là gì và những hướng dẫn sử dụng cơ bản nó cho người mới bắt đầu.
Airtable là gì?
Airtable là một phần mềm quản lý dự án làm việc trên wordspace, bảng tính và cơ sở dữ liệu. Những giao diện quản lý giúp bạn làm việc theo nhóm một cách hiệu quả. Bạn có thể xem công việc của riêng mình tiến triển mức độ nào và cả những thành viên khác.
Giao diện của Airtable là khá đơn giản, có thể tùy chỉnh màu sắc và chuyển đổi giao diện nhìn dưới dạng bảng, dòng. Đặc biệt thông tin dữ liệu được lưu trữ lại một cách dễ dàng.
WeWork sử dụng Airtable để sắp xếp và lọc phản hồi của khách hàng. Các ấn phẩm tạp chỉ nối tiếng như Time, Money và Fortune sử dụng nó để quản lý lịch trình sản xuất video và ảnh của họ. Nhưng bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Airtable cho những việc đơn giản hơn như lập danh sách mua sắm, lập kế hoạch đám cưới, hoặc kể cả việc săn các căn hộ.
Thành phần cơ bản của Airtable
Airtable có 5 thành phần cơ bản:
- Bases (Cơ sở).
- Tables (Bảng).
- Fields (Trường).
- Records (Hồ sơ).
- Views (Lượt xem).
Bases của Airtable là gì
Bases là nơi chứa các cơ sơ dữ liệu riêng lẻ cho dự án của mình. Ví dụ như các loại: Danh bạ nhân viên, Lịch biên tập, Lịch nhập xe mới,…
Tables của Airtable là gì?
Bảng là phần con của Bases với những dữ liệu về một lĩnh vực cụ thể. Ví dụ như hình ảnh dưới đây gồm nhiều bảng: Đồ nội thất, Nhà cung cấp, Khách hàng,…
Fields của Airtable là gì?
Mỗi cột trong tables là một fields (Trường). Ví dụ như hình ảnh dưới đây trường là: Địa chỉ thanh toán.
Records của Airtable là gì
Mỗi dòng trong tables là một records. Ví dụ như hình ảnh dưới đây là 1 đơn hàng của khách.
Điều khá hay Airtable là sử dụng dữ liệu từ nội bộ lẫn bên ngoài. Bạn có thể liên kết dữ liệu từ records của bảng bảng này đến bảng khác.
Ví dụ, khi đang ở trong bảng danh bạ nhân viên, chúng ta có thể liên kết từng nhân viên với bộ phận của họ. Điều này sẽ hiển thị tên của bộ phận trên cùng thẻ với nhân viên và giúp bạn dễ dàng lấy thông tin về bộ phận đó bất cứ lúc nào.
Views của Airtable là gì?
Views của Airtable là một góc nhìn khác của dự án. Bạn có thể nhìn dưới góc độ bảng tính, lưới hay Kanban như hình ảnh minh họa.
Liên kết Airtable đến các dữ liệu khác
Bạn có thể sử dụng việc quản lý dữ liệu đám mây của Airtable và kết hợp cả việc quản lý dự án, con người. Vì vậy liên kết dữ liệu cũ từ Asana, Trello, Excel hay CSV khá dễ dàng.
Hướng dẫn sử dụng Airtable cho người mới
Sau đây là hướng dẫn cơ bản dành cho người mới bắt đầu với Airtable.
Tạo 1 tài khoản
Bạn có thể đăng ký qua đường link: Đăng ký Airtable.
Bạn có thể điền thông tin và xác nhận qua email hoặc chọn Sign up with Google (Nhanh hơn nhưng xác nhận Airtable có quyền truy cập danh bạ của bạn).
Sau đó là những lựa chọn tùy vào mô hình doanh nghiệp của bạn.
Lựa chọn chiến dịch quản lý
Nhìn vào giao diện bạn có thể thấy có rất nhiều mục lựa chọn khác nhau. Bạn có thể tạo mới một dự án hoặc chọn mẫu có sẳn. Đặc biệt trong những mẫu mới cũng có những danh mục template sẳn để lựa chọn cho phù hợp.
Xem qua: Danh sách các trường đại học, cao đẳng tại Cần Thơ.
Airtable có gì đặc biệt?
Một số điều đặc biệt mà Airtable vượt trội.
Miễn phí và tùy chọn nâng cấp
Airtable có nhiều tùy chọn khác nhau và đặc biệt có cả bản miễn phí. Tuy miễn phí nhưng nó có đến 2GB miễn phí và 1200 records miễn phí. Bạn còn có thêm tùy chọn nâng cao 10$ và 20$ mỗi tháng.
Hàng trăm template lựa chọn
Airtable có rất nhiều mẫu template có sẳn cho các dự án khác nhau như: phi lợi nhuận, quản lý quảng cáo, dự án quay phim, nghiên cứu người dùng, phát hành sản phẩm,…
